第二节 制定MIS战略规划的常用方法
制定MIS战略规划的方法很多,如企业系统规划法(BSP)、关键成功因素法(CSF)、战略目标集转化法(SST)、投资回收法(ROI)等,其基本过程如下图所示。本节我们仅简单介绍企业系统规划法和关键成功因素法两种方法。
一、企业系统规划法(Business System Planning,BSP)
1.企业系统规划法
由IBM公司于20世纪70年代提出的自上而下识别系统目标、企业过程、数据,自下而上设计系统,支持系统目标实现的结构化规划方法。它从企业目标入手,逐步将企业目标转化为管理信息系统的目标和结构,从而更好地支持企业目标的实现。
2.BSP法的作用企业系统规划法是一种能够帮助规划人员根据企业目标制定出MIS战略规划的结构化方法。通过这种方法可以做到:
- 确定出未来信息系统的总体结构,明确系统的子系统组成和开发子系统的先后顺序。
- 对数据进行统一规划、管理和控制,明确各子系统之间的数据交换关系,保证信息的一致性。
- BSP 法的优点在于利用它能保证信息系统独立于企业的组织机构,使信息系统具有对环境变更的适应性。即使将来企业的组织机构或管理体制发生变化,信息系统的结构体系不会受到太大的冲击。
3.BSP 法的工作步骤
- 准备工作。
- 调研。
- 定义业务过程(又称企业过程或管理功能组)。
- 业务过程重组。
- 定义数据类。
- 定义信息系统总体结构。
- 确定总体结构中的优先顺序。
- 完成 BSP研究报告,提出建议书和开发计划。
成立由最高领导牵头的委员会,下设一个规划研究组,并提出工作计划。
规划组成员通过查阅资料,深入各级管理层,了解企业有关决策过程、组织职能和部门的主要活动和存在的主要问题。
定义业务过程是 BSP 方法的核心。业务过程指的是企业管理中必要且逻辑上相关的、为了完成某种管理功能的一组活动。
业务过程重组是在业务过程定义的基础上,找出哪些过程是正确的,哪些过程是低效的,需要在信息技术支持下进行优化处理,还有哪些过程不适合计算机信息处理的特点,应当取消。
数据类是指支持业务过程所必需的逻辑上相关的数据。对数据进行分类是按业务过程进行的,即分别从各项业务过程的角度将与该业务过程有关的输人数据和输出数据按逻辑相关性整理出来归纳成数据类。
定义信息系统总体结构的目的是刻画未来信息系统的框架和相应的数据类。其主要工作是划分子系统,具体实现可利用U/C矩阵。
即对信息系统总体结构中的子系统按先后顺序排出开发计划。
BSP 方法将过程和数据类两者作为定义企业信息系统总体结构的基础,它利用过程/数据矩阵(也称 U/C 矩阵)来表达两者之间的关系。矩阵中的行表示数据类,列表示过程,并以字母 U(use)和 C(create)来表示过程对数据类的使用和产生。
利用 U/C 矩阵方法划分子系统的步骤如下。
下表是由某企业内各项管理功能组和数据类之间的关系形成的 U/C 矩阵。 表中用功能与数据类交叉点上的符号 C 表示这类数据由相应功能产生,用交叉点上的符号 U 表示这类功能使用相应的数据类。
例如,经营计划功能需要使用有关财务和成本数据,则在这些数据下面的经营计划一行上画一个 U 号,最后产生的是计划数据,则画上C。同理,销售功能需要使用有关产品、客户和订货方面的数据,则画以U号,而销售区域数据产生于销售功能,因而画以C。 完成后,对表格作重新排列,即对其“功能”这一列,把功能按功能组排列,每一功能组内按功能发生的先后次序排列。然后调换“数据类”的横向位置,使得矩阵中 C 最靠近对角线(见下表)。
按照这种划分,整个系统被划分为经营计划、技术准备、生产制造、销售、财会和人事等六个子系统。上图框外的 U 说明了子系统之间的数据流向。
二、关键成功因素法(Critical Success Factors,CSF)1.原理
在现行系统中,总存在着多个变量影响系统目标的实现,其中若干个因素是关键的和主要的(即成功变量)。通过对关键成功因素的识别,找出实现目标所需的关键信息集合,从而确定系统开发的优先次序。关键成功因素法就是通过分析找出使得企业成功的关键因素,然后再围绕这些关键因素来确定系统的需求,并进行规划。
2.步骤:
- 了解企业或 MIS的战略目标;
- 识别所有的成功因素:主要是分析影响战略目标的各种因素和影响这些因素的子因素;
- 关键成功因素。不同行业的关键成功因素个不相同,即使是同一个行业的组织, 由于各自所处的外部环境的差异和内部条件的不同,其关键成功因素也不尽相同;
- 明确个关键成功因素的性能指标和评估标准。
- 关键成功因素法的优点是能够使所开发的系统具有强烈的针对性,能够较快地取得收益。应用关键成功因素法需要注意的是,当关键成功因素解决后,又会出现新的关键成功因素,就必须再重新开发系统。
下图以提高企业产品在市场上竞争力为主要目标的系统规划工作。
下图以缩短制造工期为主要目标的系统规划工作。